Politique de confidentialité

Application web app.bienenstock-kita.de

En un coup d'œil

Hébergement et lieu de stockage des données

Bases de données de l'application, hébergement et surveillance des erreurs : Allemagne. Cloudflare KV (application Eltern) : UE. E-mail technique (Brevo) : hébergement en France/Allemagne (OVH), stockage en Belgique (Google Cloud). Boîte e-mail : Pays-Bas. Les données principales sont exclusivement hébergées dans l'UE. Exceptions présentant un lien avec un pays hors UE : notifications push Apple/Android, cartes Wallet, la génération optionnelle d'images par IA (point de terminaison mondial, voir 2.7) ainsi que les sites Internet publics des établissements (Cloudflare Pages, diffusion mondiale).

Chiffrement

TLS 1.2/1.3 pour chaque transmission. HTTPS uniquement. Aucune interface non chiffrée.

Séparation et pseudonymisation

Séparation des mandants au niveau de la base de données au moyen de la Row-Level Security (contrôle de kita_id) sur chaque table. Application Eltern sans comptes utilisateurs externes : l'accès ne passe que par des codes enfants pseudonymisés. Un fonctionnement pseudonymisé de l'ensemble du logiciel est possible sur demande (sigles au lieu de noms réels).

Transfert hors UE

Fonctions avec transfert hors UE : notifications push Apple et Android (application Eltern et application Personnel), cartes Wallet, génération optionnelle d'images par IA (point de terminaison mondial, sans engagement de résidence dans l'UE ; voir 2.7 et annexe C de l'AVV) ainsi que les sites Internet publics des établissements (Cloudflare Pages, diffusion mondiale).

1. Responsable du traitement et sous-traitant

Au sens du RGPD (art. 4 n° 7), le responsable du traitement des données à caractère personnel est le Träger de la KiTa concerné ou l'établissement qui utilise le logiciel.

Le sous-traitant au sens de l'art. 28 RGPD est :

997 Ventures UG (haftungsbeschränkt)
Sonnenhof 13
67677 Enkenbach-Alsenborn
E-mail : info@bienenstock-kita.de

La 997 Ventures UG traite les données à caractère personnel exclusivement pour le compte du responsable du traitement et sur ses instructions. La relation entre le responsable du traitement et le sous-traitant est régie par le contrat de sous-traitance (AVV).

2. Collecte et traitement des données à caractère personnel

2.1 Données collectées automatiquement (journaux serveur)

À chaque accès à l'application web, les informations suivantes sont collectées automatiquement :

• Adresse IP
• Date et heure de l'accès
• Nom et URL du ou des fichiers consultés
• Site à partir duquel l'accès est effectué (URL de référence)
• Navigateur utilisé, système d'exploitation et fournisseur d'accès

Pour protéger contre la devinette de mots de passe, nous conservons, en cas de tentatives échouées, pendant environ une heure, une valeur de contrôle irréversible du réseau et de la valeur saisie de manière erronée, et non l'adresse IP ni la valeur elle-même.

Finalité : établissement de la connexion, sécurité, stabilité du système, détection des abus.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime).

2.2 Données d'inscription

• Nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké chiffré)
• Informations de compte, le cas échéant numéro de téléphone et organisation

Finalité : exécution du contrat, authentification, gestion du compte.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD (exécution du contrat).

2.2a Comptes Träger : consultation, invitation et modification

Un compte Träger peut consulter les données des établissements (KiTas) rattachés au Träger. Les titulaires d'un compte Träger peuvent inviter d'autres utilisateurs par e-mail à rejoindre le compte Träger. Une fois l'invitation acceptée, ces utilisateurs obtiennent le même accès : ils peuvent consulter et modifier les données des KiTas rattachées. Il n'existe aucun accès aux données d'autres Träger. L'invitation et l'attribution des accès relèvent de la responsabilité du Träger en tant que responsable du traitement.

Finalité : pilotage par le Träger et collaboration entre plusieurs établissements.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD (exécution du contrat).

2.3 Données d'utilisation (exploitation de la KiTa)

La répartition entre données obligatoires et facultatives figure dans l'AVV §3. Le nom réel de l'enfant n'est pas obligatoire ; s'il reste vide, « Kein Name » est affiché. La catégorie d'âge découle de la date de naissance. Pour chaque membre du personnel, le nom ou le sigle, l'identifiant ou le pseudonyme, les horodatages d'arrivée et de départ et, si configuré, le type de personnel sont obligatoires. Les données statistiques et celles de l'art. 9, ainsi que les données de l'établissement et de configuration (par ex. seuils, horaires d'ouverture, délais d'annulation des repas, exigences du Träger), sont facultatives.

• Données de base : noms, date de naissance, type et mode de prise en charge, appartenance aux groupes ; facultatif, à la demande du Träger : période de prise en charge (début et fin du contrat)
• Temps de présence (heures d'arrivée et de départ via le terminal d'enregistrement d'arrivée et de départ)
• Enregistrements d'arrivée et de départ rejetés : sont volontairement conservés après la suppression de la personne concernée (conservation documentée, voir 8.)
• Temps de travail et de présence du personnel (terminal ainsi qu'enregistrement en télétravail et déclarations de temps via l'application Personnel), y compris les indicateurs de lieu de travail pour chaque horodatage (télétravail, sortie, hors établissement)
• Évaluations des temps de personnel pour la direction et le Träger (par établissement et à l'échelle du Träger, export inclus) ; les collaborateurs peuvent consulter leurs propres temps
• Autres données de base des enfants : sexe, temps de prise en charge contractuel, participation au déjeuner, fréquentation scolaire, prise en charge le week-end, dates d'admission, de sortie et d'archivage ; facultatif : adresses e-mail et numéro de téléphone des représentants légaux figurant sur la fiche enfant (pour les justificatifs de documents et de décompte des repas du Träger, ainsi que pour le courrier QR, les demandes de consentement et les confirmations de rendez-vous d'entretien de l'établissement), ainsi que d'éventuelles caractéristiques de facturation du décompte des repas
• Facultatif : notes en texte libre sur l'enfant, également visibles par le personnel dans la vue par groupe ; l'étendue des données à caractère personnel résulte de chaque saisie
• Facultatif : photo de l'enfant pour la reconnaissance par le personnel, uniquement avec la libération « Photo de l'enfant sur les appareils de la KiTa » accordée par les représentants légaux ; elle n'est pas traitée par l'IA et est supprimée en cas de retrait de la libération.
• Données de base et planification du personnel : type de personnel et mode d'emploi, numéro de personnel, données contractuelles (date d'embauche, durée déterminée, fin du contrat, mise à disposition par un tiers, encadrement de stagiaires, domaines d'activité), temps de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, services planifiés, absences, modèles de plan de service, compte d'heures, données de session de l'application Personnel (stockées sous forme hachée)
• Données statistiques (facultatives, uniquement dans la mesure nécessaire à une statistique officielle) : notamment sexe, mois et année de naissance, niveau scolaire ou tranche d'âge, volume de prise en charge, lieu de résidence (enfant), ainsi que volume d'emploi, diplôme de formation professionnelle, position professionnelle, type d'emploi, domaine d'activité et classement tarifaire (personnel)
• Catégories particulières (art. 9 RGPD) : allergies et intolérances (santé), ainsi qu'un texte libre facultatif sur les indications alimentaires (en pratique des informations sur les allergies et l'alimentation ; l'étendue résulte de chaque saisie) ; lorsque l'accès du fournisseur est activé, transmission au fournisseur de repas désigné par le Träger ; informations sur un handicap ou une aide à l'intégration, ainsi que sur l'origine et la langue familiale prioritaire, facultatives et uniquement dans la mesure nécessaire à une statistique officielle. Le traitement a lieu exclusivement pour le compte du responsable du traitement ; la base juridique au sens de l'art. 9 al. 2 RGPD est assurée par le Träger responsable.
• Adresses e-mail des représentants légaux et journal d'envoi (quel document a été envoyé, quand et à quelle adresse)
• Journaux d'erreurs propres à l'application, dans la mesure où le contexte comporte un identifiant de personne (en complément de la surveillance des erreurs via Sentry, voir 2.8)
• Votes aux sondages avec identifiant d'appareil (une voix par appareil, afin d'empêcher les votes multiples)
• Interactions au sein de l'application, horodatages
• Rapports de groupe, rapports journaliers et signalements en texte libre ; stockage sur des serveurs allemands. Les représentants légaux ne voient dans l'application Eltern les rapports journaliers et les notes concernant l'enfant que si le personnel les partage explicitement avec la mention « Mit Eltern teilen » et si l'établissement a activé l'affichage dans l'application Eltern (désactivé par défaut)
• Libérations par enfant avec octroi (date, origine établissement ou parents, texte) et retrait ; consentements des représentants légaux par e-mail confirmé. Lors de la confirmation, ni le nom, ni l'adresse IP, ni l'appareil ne sont enregistrés ; la confirmation est justifiée par l'adresse enregistrée, et non par la personne.
• Personnes autorisées à venir chercher l'enfant (nom, lien de parenté, origine, texte de la procuration et moment de la confirmation en cas de signalement par les parents, date de vérification de la pièce d'identité sans données de la pièce), remises signalées et justificatifs de remise (personne remise, motif d'exception, membre du personnel confirmant, horodatage)
• Rendez-vous avec acceptations et refus par enfant ; demandes d'entretien et rendez-vous du personnel ; réservations de salles
• Facultatif : paiements parentaux et cotisations de membre (postes de paiement, code de référence, paiements en espèces avec le nom ou le sigle de la personne qui encaisse, destinataire de facture) et, en cas de connexion bancaire, montant, date d'opération et motif des mouvements affectés ou à affecter à un paiement parental (le nom et l'IBAN du payeur ne sont traités qu'à la consultation et ne sont pas enregistrés ; voir 5.)
• Facultatif : enregistrement d'un entretien avec les parents, après consentement préalable (nom, rôle, signature ou e-mail confirmé) ; l'enregistrement est supprimé après l'évaluation
• Facultatif (Träger) : candidatures à une place d'accueil via le portail d'inscription

Finalité : organisation de l'exploitation de la KiTa, respect des obligations légales de documentation (selon le droit national de l'État membre du responsable du traitement), documentation des capacités, statistique officielle, communication avec les représentants légaux, y compris les justificatifs de documents et de décomptes de repas, pilotage de l'alimentation.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD (exécution du contrat) et art. 6 al. 1 lit. c RGPD (obligation légale) ; pour les catégories particulières de données à caractère personnel, art. 9 al. 2 RGPD (notamment lit. g en liaison avec le droit national de l'État membre du responsable du traitement, ou lit. a).

2.4 Données de communication

• Messages entre l'établissement et les représentants légaux, y compris à une seule famille (dans l'application Eltern et, sur demande de l'établissement, par e-mail au nom de l'établissement) ; les réponses des représentants légaux ne sont possibles que sous forme d'actions prédéfinies (« OK », « Accepter », « Rendez-vous », « Rejoindre ») avec horodatage, sans texte libre. Les représentants légaux continuent d'accorder les libérations uniquement par e-mail confirmé.
• Désinscriptions de repas et autres communications via l'application Eltern
• Envoi de documents aux représentants légaux par e-mail (adresse figurant sur la fiche enfant), y compris le journal d'envoi (quel document a été envoyé, quand et à quelle adresse)
• Chat interne du personnel (contenu, horodatage, nom ou sigle de l'expéditeur) ; non destiné aux contenus sensibles ; suppression automatique après la durée de conservation choisie par l'établissement (1 à 7 jours, 1 jour par défaut), à minuit dans le fuseau horaire de l'établissement ; les messages du Pinnboard sont définitivement exclus de cette suppression. L'établissement peut régler, pour chaque règle, si le système écrit des indications automatiques sur le temps de travail dans le chat (pause obligatoire désactivée par défaut, « planifié mais absent » et « temps de travail journalier atteint » activés par défaut, « Non pointé » toujours activé) ; ces indications nomment la personne concernée et sont visibles par l'équipe dans le chat. Les corrections d'horaires depuis l'application Personnel sont transmises à la direction sous forme de demande de modification, et non dans le chat d'équipe.
• E-mails aux représentants légaux au nom de l'établissement : courrier QR (avec ou sans mot de passe parents, selon le réglage de l'établissement), demandes de consentement, confirmation d'un rendez-vous d'entretien convenu. Les e-mails sont envoyés au nom de l'établissement (« [Nom de l'établissement] via Bienenstock ») à l'unique adresse que l'établissement a enregistrée pour l'enfant. Le logiciel ne suit pas leur remise. Les demandes de libération et d'enregistrement sont consignées dans le journal d'envoi avec l'adresse du destinataire.
• Communications entre l'établissement et le Träger, y compris les copies par e-mail à la liste de diffusion de l'établissement et les transmissions par le Träger
• Demandes de contact et messages d'assistance
• Fichiers téléversés (par ex. documentation)

Champs de texte libre : de nombreux endroits permettent aux utilisateurs de saisir du texte librement : notes, messages, motifs, chat. Le contenu résulte uniquement de la saisie et peut, dans certains cas, comporter des données de santé ou des données de tiers. Aux champs que l'assistant IA peut lire, l'interface demande de ne pas saisir de données de santé ; le texte est transmis et enregistré tel qu'il a été écrit. L'établissement donne à ses utilisateurs des instructions sur ce qui doit figurer dans les textes libres. Nous n'exploitons pas les textes libres à nos propres fins. Qui peut les lire et quand ils sont supprimés dépend de la fonction (annexe 4 de l'AVV). Les textes libres destinés aux parents ou figurant sur le site Internet de l'établissement n'apparaissent qu'après leur libération ou leur publication explicite par l'établissement.

Finalité : communication avec les parents, gestion, assistance.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD (exécution du contrat) et art. 6 al. 1 lit. a RGPD (consentement, en cas d'utilisation volontaire de l'application).

2.5 Données d'appareil et de session

• Type de navigateur, système d'exploitation, identifiant de l'appareil
• Identifiant d'appareil pour les votes aux sondages (uniquement pour garantir une voix par appareil)
• Identifiants de session
• Jetons push pseudonymes (lorsque les notifications sont activées), dans l'application Eltern liés aux groupes et aux identifiants d'enfants enregistrés sur l'appareil

Finalité : sécurité, remise des notifications push, gestion des sessions.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime) et art. 6 al. 1 lit. a RGPD (consentement, pour les notifications push).

2.6 Support par WhatsApp

Nous proposons facultativement un support par WhatsApp. WhatsApp est un service de Meta Platforms Inc., dont le siège est aux États-Unis. Si vous utilisez ce canal, les dispositions suivantes s'appliquent :

• Ne partagez aucune donnée à caractère personnel : N'envoyez par WhatsApp aucune donnée personnelle ou sensible (par ex. noms d'enfants, dates de naissance, données de santé, photos ou documents comportant des données personnelles). Ce canal sert exclusivement aux demandes générales et au support technique.
• Conservation des données hors de l'UE : Les messages WhatsApp sont traités et conservés sur des serveurs de Meta Platforms Inc., qui peuvent aussi se trouver hors de l'Union européenne (en particulier aux États-Unis). En utilisant WhatsApp pour nous contacter, vous acceptez que le contenu de vos messages puisse être conservé hors de l'UE.

Finalité : canal de support facultatif pour les demandes générales et techniques.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. a RGPD (consentement par l'utilisation active du canal). Pour une communication conforme à la protection des données avec des données à caractère personnel, veuillez utiliser l'e-mail à info@bienenstock-kita.de ou les fonctions de communication de la plateforme Bienenstock.

2.7 Fonctions d'IA (Vertex AI / Gemini)

Nous proposons des fonctions assistées par l'IA dans l'interface d'administration, dans l'espace Träger, sur la tablette de groupe (dictée vocale) et, uniquement si votre établissement l'active, dans l'application Personnel. Les terminaux d'enregistrement n'ont aucune fonction d'IA ; l'application Eltern ne dispose que de la traduction par IA, et uniquement au niveau « Tous ». Les fonctions peuvent être activées et désactivées individuellement.

Ce que l'IA apprend sur les personnes est déterminé par votre établissement au moyen du niveau de protection des données IA : « Aus » (désactivé), « Pseudonymisiert » (enfants et membres du personnel uniquement sous forme d'indicatifs tels que « Kind 7F3A ») ou « Alle » (noms réels des membres du personnel et des enfants ; réglage par défaut, un passage ultérieur au niveau « Alle » fait l'objet d'une confirmation distincte). Le Träger peut fixer un niveau maximal ; le niveau le plus bas s'applique. Le niveau vaut pour les fonctions qui lisent des données d'exploitation (Autopilot, IA du plan de service, analyse journalière, assistant IA de l'application Personnel, Autopilot Träger, rapport mensuel). Ce que votre équipe écrit elle-même (chat d'équipe, Pinnwand, notes, rendez-vous) est lu par l'IA à tout niveau autre que « Aus », tel qu'il a été écrit, noms compris. Les motifs d'absence ne sont jamais transmis à l'IA en lien avec une personne.

Fonctions qui ne traitent que ce que vous saisissez, dictez ou téléversez (dictée, assistant e-mail, entretien avec les parents, rédaction de textes par IA, constructeur de sites Internet, plan de l'établissement, IA des dangers, rédaction de manuels, chat d'aide et chat AVV) ne dépendent pas du niveau : les données ne sont transmises à l'IA que si vous appelez vous-même la fonction dans le cas concerné ; si vous ne l'utilisez pas, rien n'est transmis. Peuvent en outre être désactivés : le constructeur de sites Internet, la dictée vocale (ce qui désactive également l'assistant e-mail, l'entretien avec les parents et la rédaction de textes par IA) et le plan de l'établissement ; la génération d'images et l'assistant IA de l'application Personnel ne fonctionnent qu'après activation. Les fonctions d'IA sont signalées de manière uniforme dans le logiciel (boutons violets avec le symbole scintillant).

Protection lors des saisies : Vous, ou votre établissement, êtes responsable de ce que vous saisissez dans les fonctions d'IA. En outre, l'IA refuse et interrompt les saisies contenant des données de santé, d'autres données particulièrement protégées, des identifiants ou, selon le niveau de votre établissement, des noms. Ces saisies ne sont pas enregistrées ; jusqu'à ce moment, elles n'ont été traitées que sur le point de terminaison UE, sans entraînement.

Le sous-traitant ultérieur est Google Ireland Ltd. / Google Cloud (Vertex AI / Gemini Enterprise Agent Platform), garanti par le Vertex AI Data Processing Addendum. Les saisies ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Google ne conserve en principe pas les saisies de manière durable ; seulement en cas de soupçon d'abus détecté par des filtres automatiques, pendant 90 jours au maximum, pour l'examen des abus dans l'UE. Tous les traitements de texte, de voix et d'images passent par le point de terminaison multirégional UE (aiplatform.eu.rep.googleapis.com). Fait exception la génération d'images (images de site Internet, logo du terminal, images d'aperçu des thèmes de dangers), qui passe par le point de terminaison mondial ; seules y sont envoyées des descriptions d'images sans lien avec une personne, et, pour le générateur d'images avec un modèle hors UE, en outre votre texte libre et vos images de référence.

Les flux de données en bref :

• Chat Autopilot et « Export propre » (direction, après saisie du mot de passe administrateur) : questions, indicateurs, journaux par personne selon le niveau, noms des groupes, texte libre de l'équipe. Les actions proposées ne sont exécutées qu'après confirmation par la direction.
• IA du plan de service : plan de service, personnes avec temps contractuels, besoins ; ne fonctionne qu'au niveau « Alle » ; modifie directement le plan de service, chaque modification est signalée et peut être annulée.
• Analyse journalière (automatique avant l'heure de fermeture les jours de forte occupation, e-mail à la direction) : la première sans demande de confirmation, les suivantes seulement après accord.
• Assistant IA de l'application Personnel (uniquement après activation) : répond aux questions sur ce que l'application affiche déjà à la personne ; pour les membres du personnel éducatif, toujours avec indicatif.
• Autopilot Träger : indicateurs des établissements, données de personnel selon le niveau de chaque établissement, motifs d'absence uniquement sous forme de nombre ; les établissements au niveau « Aus » ne sont pas inclus. Rapport mensuel : indicateurs mensuels agrégés sans noms de personnes ; désactivable par le Träger.
• Chat d'aide et chat AVV : vos questions et la documentation du produit, ou le texte de l'AVV ; aucune donnée d'exploitation ; non enregistrés.
• Dictée vocale (tablette de groupe) : enregistrement uniquement pour la conversion en texte ; il peut contenir des voix d'enfants, des noms et des observations. L'enregistrement n'est jamais conservé ; le texte figure dans le rapport journalier.
• Assistant e-mail : vos e-mails d'exemple (ils peuvent contenir de la correspondance avec les parents) et votre demande ; le projet est enregistré jusqu'à votre suppression et n'est jamais envoyé.
• Entretien avec les parents : enregistrement jusqu'à 30 minutes, uniquement avec des consentements enregistrés au préalable, dont au moins celui d'un parent. L'IA rédige un rapport interne et une version destinée aux parents ; le rapport reste enregistré jusqu'à sa suppression par vous ; l'enregistrement est supprimé après l'évaluation. Le nom de l'enfant et les données de l'enfant issues du logiciel ne sont pas transmis à l'IA.
• Rédaction de textes par IA (textes de libération, retour au Träger) : uniquement vos mots-clés.
• Constructeur de sites Internet et génération d'images : vos indications dans l'assistant (UE) et les indications de style pour les images (mondial).
• IA des dangers, image d'aperçu, rédaction de manuels, plan de l'établissement : thèmes et notes de l'équipe, photos (les photos du plan et des manuels ne sont pas enregistrées). L'image d'aperçu d'un thème de danger est générée automatiquement et peut être désactivée au moyen du verrou du Träger « hors UE ».
• Traduction par IA (uniquement au niveau « Alle ») : e-mails de l'établissement aux parents (les noms, données, liens et codes sont remplacés au préalable par le logiciel par des espaces réservés), contenus de l'application Eltern (messages, rendez-vous, blog, rapports de groupe, notes du carnet, avec tout ce qu'ils contiennent) et, sur action de la direction, le sujet d'une demande d'entretien traduit en allemand. Seule la traduction est enregistrée, pendant 30 jours au maximum, et non l'original. Les notifications push ne sont pas traduites.
• Recherche sur Internet (Autopilot, Autopilot Träger, retour au Träger, dangers) : l'IA peut rechercher, via la recherche Google, une question générale sans noms ni indications sur des personnes, et affiche les sources. Google peut conserver ces requêtes pendant trois jours au maximum.
• Générateur d'images (uniquement après autorisation par le Träger et activation) : vous décrivez une image et pouvez téléverser des images de référence ; vous choisissez un modèle UE ou un modèle hors UE, le logiciel indique pour chacun le lieu de traitement. Les images de référence et le texte ne doivent contenir aucune personne ni aucune donnée à caractère personnel (par exemple des images librement utilisables trouvées sur Internet). Vous téléchargez les images ; nous ne conservons ni elles ni les images de référence.
• Lettres aux parents : une lettre téléversée est transmise intégralement à l'IA, qui remplace les indications personnelles par des espaces réservés ; seul le modèle épuré est enregistré. Lors de la rédaction et de la traduction, l'IA ne voit que des espaces réservés, jamais les noms ou indications des enfants ; les valeurs sont insérées par le logiciel. L'envoi par e-mail n'est possible qu'avec le mot de passe administrateur, avec journal d'envoi ; les e-mails non remis apparaissent sous forme d'indication sans adresse.
• KI-Datenwächter (activé par défaut) : contrôle les textes destinés aux parents et au public avant l'envoi, d'abord sans IA par rapprochement avec les noms des enfants, puis avec l'IA (noms des enfants remplacés par des espaces réservés). Le KI-Datenwächter ne fonctionne qu'au niveau « Alle » ; sans crédit IA, seul le rapprochement des noms, sans IA, a lieu. L'IA ne modifie pas le texte ; un texte signalé comme critique n'est envoyé que par la direction, avec le mot de passe administrateur. Rien de tout cela n'est enregistré.

Conservation chez nous : historique de l'Autopilot et de l'IA du plan de service pendant la durée d'un à sept jours choisie par l'établissement (par défaut jusqu'à la fin du jour civil) ; traductions pendant 30 jours au maximum ; actions confirmées, modifications de l'IA du plan de service, analyses journalières et rapports mensuels jusqu'à leur suppression après la fin du contrat (AVV §8) ; brouillons d'e-mails, rapports d'entretien et consentements jusqu'à leur suppression par l'établissement ; pour chaque appel, un enregistrement d'utilisation sans contenu pour le crédit IA. Les erreurs sont transmises à Sentry sans contenus de chat, de requêtes, d'audio ou d'images (2.8).

Finalité : conseil, planification du personnel, renseignements, évaluations pour le Träger, aide sur le produit, rédaction de textes, documentation des entretiens avec les parents, évaluation des dangers, illustration et planification des salles, dans chaque cas selon le niveau et les interrupteurs.

Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD dans le cadre du mandat du Träger de la KiTa ; pour les enregistrements d'entretiens avec les parents, en outre le consentement des participants. La boîte de dialogue d'information avant la première utilisation de certaines fonctions d'IA vise la transparence et ne constitue pas un consentement au sens de l'art. 6 al. 1 lit. a RGPD. Détails à l'annexe C de l'AVV.

2.8 Surveillance des erreurs (Sentry)

Pour détecter et corriger les erreurs techniques, nous utilisons Sentry (Functional Software, Inc.) sur la région UE de Francfort (FRA, Allemagne). Sont transmis les messages d'erreur, les traces d'appels et les métadonnées techniques. Le contenu des chats, les requêtes, l'audio et les données des formulaires ne sont pas envoyés à Sentry ; en cas d'erreur de dictée, tout au plus la taille en octets et le type MIME. En outre, le Session Replay est actif : il enregistre le déroulement des écrans de l'application web pour reproduire les erreurs, y compris sur les tablettes et sur les pages publiques destinées aux représentants légaux (par ex. portail d'inscription, page de confirmation). Les textes et saisies y sont masqués, les images et médias ne sont pas enregistrés. Dans la mesure où le masquage ne fonctionne pas dans un cas particulier, des noms visibles peuvent être contenus. Stockage dans la région UE de Francfort.

Il convient d'en distinguer les journaux d'erreurs propres à l'application, dans la base de données de la KiTa (error_logs). Ceux-ci peuvent contenir, dans le contexte de l'erreur, un identifiant de personne, afin qu'un incident technique puisse être rattaché à l'action concernée d'enregistrement ou de données de base. Ils restent sur les serveurs allemands et ne sont pas transmis à Sentry.

Finalité : sécurité d'exploitation, correction des erreurs, assurance qualité.
Base juridique : art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime à un fonctionnement stable et sûr), ou art. 6 al. 1 lit. b RGPD dans le cadre du mandat.

2a. Personnes concernées

• Enfants de l'établissement
• Parents / représentants légaux
• Collaborateurs de l'établissement
• Utilisateurs des comptes Träger, y compris les personnes ajoutées sur invitation
• Personnes autorisées à venir chercher l'enfant
• Candidats à une place d'accueil (enfants et représentants légaux)
• Destinataires de factures de cotisations de membre ; payeurs de paiements parentaux (uniquement en cas de connexion bancaire)
• Participants aux entretiens avec les parents enregistrés
• Destinataires de copies d'e-mails et de transmissions

3. Caméra et microphone

Terminal d'enregistrement d'arrivée et de départ : la caméra ne sert là qu'à la reconnaissance des codes QR. Bien qu'elle puisse rester activée en permanence, il n'y a aucune vidéosurveillance : aucun enregistrement ni conservation d'images, aucune observation ou évaluation de personnes ou de l'environnement, aucune transmission ; la reconnaissance a lieu localement sur l'appareil.

Photo de l'enfant (facultative) : dans la vue par groupe, le personnel peut prendre une photo d'un enfant avec la caméra ou choisir un fichier, uniquement si les représentants légaux ont accordé la libération « Photo de l'enfant sur les appareils de la KiTa ». La photo est réduite sur l'appareil, débarrassée des données de localisation, et seulement ensuite enregistrée.

Autres photos (facultatives) : pour les thèmes de dangers, le plan de l'établissement et les projets de manuels, des photos peuvent être prises ou téléversées (voir 2.7).

Microphone (facultatif) : la dictée vocale n'enregistre que tant que l'utilisateur la lance activement ; l'enregistrement n'est converti qu'en texte et n'est jamais conservé. La direction peut enregistrer un entretien avec les parents, uniquement avec un consentement préalablement enregistré d'au moins un parent ; l'enregistrement est supprimé après l'évaluation.

4. Application Eltern et application Personnel

L'application Eltern (application distincte sans compte utilisateur ; utilisation au moyen d'un code enfant pseudonyme) propose des fonctions facultatives telles que les notifications push et les cartes numériques Wallet. En outre, les requêtes API de l'application Eltern (par ex. désinscriptions de repas, absences, retrait anticipé, messages généraux, statut de la KiTa, votes aux sondages) sont transmises via Cloudflare Workers à la base de données de la KiTa (Supabase). Sont alors transmis des identifiants d'enfants et de KiTa pseudonymisés. Les votes aux sondages sont liés à un identifiant d'appareil, afin qu'un seul vote par appareil soit compté ; l'identifiant d'appareil ne sert qu'à cette fin. Les heures d'arrivée et de départ des enfants ne sont pas traitées via Cloudflare. Ces fonctions font intervenir des prestataires supplémentaires (Expo, Cloudflare) qui ne sont pas utilisés pour l'application web.

L'application Personnel (sur téléphone, application de magasin distincte) envoie ses requêtes directement à l'application hébergée à Francfort. Les collaborateurs voient leurs temps de travail et le plan du jour de l'équipe, et peuvent transmettre l'enregistrement en télétravail, les absences et les déclarations de maladie ainsi que des messages du chat interne du personnel ; un badge de service Wallet est facultatif. Les corrections d'horaires sont transmises à la direction sous forme de demande de modification, et non dans le chat d'équipe. L'établissement peut désactiver dans ses paramètres l'application ainsi que certaines fonctions (chat d'équipe, pointage d'arrivée et de départ, messages aux parents) ; elles sont activées par défaut. Dans le mode de protection des données « Téléphones privés » (réglage par défaut), l'application n'affiche aucune donnée de base des enfants, et uniquement des chiffres concernant les enfants ; dans le mode « Appareils professionnels », que l'établissement ne choisit que pour ses propres appareils, elle peut afficher les noms des enfants du groupe propre, dans la mesure où une fonction en a besoin. Elle n'affiche les codes enfants dans aucun mode. Les textes libres des collègues ou de la direction ainsi que le sujet d'un rendez-vous d'entretien indiqué par les parents peuvent contenir des informations sur des enfants. La direction peut envoyer un message à une personne donnée dans sa boîte de réception de l'application. L'établissement peut activer pour l'application Personnel un assistant IA (désactivé par défaut) ; les collaborateurs peuvent alors poser des questions sur leurs données visibles dans l'application (voir 2.7). Les notifications push ne sont reçues que par les personnes qui les ont autorisées sur leur propre appareil. Nous recommandons d'utiliser l'application Personnel sur des appareils professionnels appartenant à l'établissement.

Les utilisateurs de l'application Eltern et de l'application Personnel acceptent, dans l'application elle-même, ses déclarations de protection des données et ses conditions d'utilisation ; sans cet accord, l'application ne peut pas être utilisée. Les notifications push y sont également expliquées ; elles peuvent être désactivées à tout moment dans les paramètres de l'appareil.

Explications complètes : Déclaration de protection des données de l'application Eltern · Déclaration de protection des données de l'application Personnel.

5. Sous-traitants ultérieurs et transmission à des tiers

Les données à caractère personnel ne sont transmises que dans les cas suivants :

• À des sous-traitants ultérieurs pour l'exécution du contrat ou l'exploitation de l'application (art. 6 al. 1 lit. b RGPD)
• En cas d'obligation légale (art. 6 al. 1 lit. c RGPD)
• En cas d'intérêt légitime (art. 6 al. 1 lit. f RGPD)
• Avec un consentement explicite (art. 6 al. 1 lit. a RGPD)

Les sous-traitants ultérieurs suivants sont utilisés. Un contrat de sous-traitance (DPA) est conclu avec chacun d'eux :

La liste complète, avec les certifications, figure dans l'annexe 1 de l'AVV.

Pour la mesure d'audience de l'application web, nous utilisons Vercel Web Analytics de notre hébergeur Vercel (voir le tableau) : statistiques de pages agrégées, sans cookies. Nous n'utilisons aucun outil de suivi ou de publicité.

Fournisseur de repas : si l'accès facultatif pour les fournisseurs est activé, le fournisseur de repas désigné par le Träger peut consulter les indications alimentaires (y compris les informations sur les allergies et l'alimentation). Le fournisseur est destinataire sur instruction du responsable du traitement, et non sous-traitant ultérieur de la 997 Ventures UG.

Connexion bancaire (facultative) : si l'établissement relie son propre compte bancaire (par ex. chez Qonto), Bienenstock ne consulte les mouvements qu'en lecture seule, sur instruction de l'établissement, afin d'affecter les paiements parentaux. La banque est partenaire contractuelle de l'établissement, et non sous-traitante ultérieure de la 997 Ventures UG. Le nom et l'IBAN des payeurs sont consultés, mais non enregistrés ; sont uniquement enregistrés le motif, le montant et la date d'opération des encaissements affectés ou à affecter, ainsi que des décaissements que l'établissement rattache à une occasion. Tous les autres mouvements sont écartés.

Paiement du contrat par carte de crédit : si un Client (Träger ou établissement) règle les frais d'utilisation par carte de crédit, Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) traite le paiement. Stripe reçoit à cette fin le nom, l'adresse e-mail, les données de facturation et les données de la carte ; seul Stripe reçoit les données de la carte, pas nous. Les données des enfants, des parents ou du personnel ne sont pas transmises à Stripe. Stripe est à cet égard un responsable du traitement distinct, et non un sous-traitant ultérieur. Base juridique : art. 6 al. 1 lit. b RGPD.

6. Transfert de données hors de l'UE

Toutes les données personnelles principales de l'application web sont exclusivement stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne (site principal : Supabase, Francfort/AWS). Les fonctions serverless et le stockage de données chez Vercel ainsi que la surveillance des erreurs (Sentry) sont configurés à Francfort. Les e-mails techniques (Brevo) sont hébergés chez OVH en France et en Allemagne ; le stockage des données chez Brevo a lieu chez Google Cloud en Belgique. Aucune configuration ne prévoit de stockage durable hors de l'UE.

Garanties juridiques à l'égard des sociétés mères américaines : Supabase Inc., Vercel Inc., Functional Software, Inc. (Sentry) et Google (Vertex AI ainsi que stockage des e-mails techniques chez Google Cloud Belgique via Brevo) ont leur siège ou leur société mère aux États-Unis. Les accès potentiels, en particulier au titre du US CLOUD Act, sont encadrés par la décision d'adéquation EU-U.S. Data Privacy Framework (décision d'exécution (UE) 2023/1795) ainsi que, à titre complémentaire, par les clauses contractuelles types (CCT) conformément à l'art. 46 al. 2 lit. c RGPD (décision d'exécution (UE) 2021/914). Il n'y a aucun stockage durable de données personnelles principales hors de l'UE.

Exception génération d'images par IA : La génération optionnelle d'images (images de site Internet, logo du terminal, images d'aperçu des thèmes de dangers) s'effectue sur le point de terminaison mondial de Vertex et ne reçoit que des descriptions d'images sans lien avec une personne, car Google ne propose pas les modèles d'images sur la multirégion UE. Pour le générateur d'images, vous choisissez entre un modèle UE et un modèle hors UE ; avec le modèle hors UE, votre texte libre et vos images de référence y sont transmis. Pour ce flux de données, il n'existe aucune garantie de résidence dans l'UE. Les bases de transfert sont le DPF et les CCT à l'égard de Google ; détails à l'annexe C de l'AVV.

Remarque sur les applications mobiles : Pour l'application Eltern distincte (sans compte, pseudonymisée) et l'application Personnel, des services supplémentaires sont utilisés :

• Cloudflare (relais des API de l'application Eltern, envoi des notifications push des deux applications) - résidence des données dans l'UE (Francfort / Cloudflare Regional Services et Cloudflare KV). Transit des API sans accès à la base de données Supabase. Stockage durable dans Cloudflare KV par établissement : mot de passe parents de l'établissement, nom de l'établissement, jetons push et identifiants d'appareils avec affectation aux groupes et identifiants d'enfants enregistrés sur l'appareil (afin que les messages liés à un enfant n'atteignent que les appareils de cet enfant) ; passes Wallet avec le nom de l'enfant pendant 5 minutes au maximum.
• Apple Push Notification service, Firebase Cloud Messaging, Expo - remise des notifications push iOS/Android via le worker push Cloudflare, uniquement si la personne a autorisé les notifications sur son appareil. Types : changements de statut du feu (Ampel) (application Eltern et application Personnel, uniquement jaune/rouge, textes fixes, pas en vert, pas les jours de fermeture ni en dehors des horaires d'ouverture). Application Eltern : message de groupe (titre et texte tels que saisis par le personnel), message de l'établissement à une famille (titre fixe sans texte, uniquement aux appareils de cet enfant), rappel de rendez-vous, rendez-vous d'entretien, rapport journalier nouvellement partagé ou nouvelle note (sans contenu ni noms) et réception de paiement (montant et motif, sans nom de l'enfant, uniquement aux appareils de cet enfant). Application Personnel : chat d'équipe (nom et texte, selon le marquage, à l'équipe, à un groupe ou à une personne), appel à une personne, indications automatiques sur le temps de travail (à la personne concernée, « planifié mais absent » au personnel du groupe), rendez-vous du personnel (sans noms). Partiellement, infrastructure mondiale (US), techniquement impérative selon les plateformes. Les données métiers restent dans Supabase à Francfort. Les contenus des messages ne transitent que par ces services, sans stockage durable chez ceux-ci. Aucun filtrage technique des textes libres n'est effectué.

Cloudflare ne traite pas les heures d'arrivée et de départ des enfants ni du personnel. Les détails sur tous les sous-traitants ultérieurs des applications mobiles figurent dans la déclaration de protection des données de l'application Eltern et dans la déclaration de protection des données de l'application Personnel.

7. Cookies et technologies similaires

Nous n'utilisons que des cookies techniquement nécessaires pour assurer le fonctionnement de l'application web (par ex. gestion des sessions, authentification).

Base juridique : art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime) pour les cookies techniquement nécessaires. Aucun cookie de suivi ou de marketing n'est utilisé.

8. Durée de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités du traitement, ou aussi longtemps que le responsable du traitement (Träger de la KiTa) en ordonne une conservation plus longue.

En particulier :

• Données de présence (heures d'arrivée et de départ) : les délais de conservation des enregistrements relatifs à l'établissement, y compris pour l'occupation de l'établissement, peuvent résulter du droit national de l'État membre du responsable du traitement ainsi que de prescriptions budgétaires ou fiscales. Cette obligation incombe au Träger en tant que responsable du traitement. Nous conservons les données pour son compte, aussi longtemps qu'il le décide et au plus tard jusqu'à la fin du contrat. Avant cela, le Träger peut exporter toutes les données ; ensuite, nous les supprimons (AVV §8).
• Actions d'enregistrement rejetées : sont volontairement conservés après la suppression ou l'archivage de la personne concernée (conservation documentée, pour la traçabilité des actions du terminal). Ils sont supprimés ou restitués avec le reste du stock contractuel (AVV §8).
• Données d'inscription : pendant la durée de la relation contractuelle et 30 jours après la résiliation (délai d'export des données).
• Journaux serveur : 90 jours au maximum, sauf en cas d'incident de sécurité.
• Chat interne du personnel : suppression automatique après la durée de conservation choisie par l'établissement (1 à 7 jours, 1 jour par défaut), à chaque fois à minuit dans le fuseau horaire de l'établissement ; cela vaut également pour les indications automatiques dans le chat. Les messages du Pinnboard sont définitivement exclus de cette suppression et restent enregistrés jusqu'à leur suppression manuelle ou la fin de la relation contractuelle.
• Rapports de groupe, rapports journaliers et signalements (texte libre) : stockage sur des serveurs allemands, tant que le Träger les conserve ou que la relation contractuelle existe.
• Notes sur l'enfant, photo de l'enfant, coordonnées des représentants légaux figurant sur la fiche enfant : tant que la fiche enfant existe ou que la relation contractuelle dure ; la photo de l'enfant est supprimée en cas de retrait de la libération. Les notes et la photo sont facultatives, leur contenu dépend de chaque saisie.
• Demandes de consentement par e-mail : l'adresse du destinataire et la valeur de contrôle du lien sont supprimées à la confirmation, lors du remplacement par une nouvelle demande, ou au plus tard environ une heure après l'expiration du lien d'une heure ; les demandes non confirmées, au bout de 30 jours. Les demandes confirmées subsistent comme justificatif. Le journal d'envoi des demandes de libération et d'enregistrement subsiste jusqu'à sa suppression par l'établissement, au plus tard jusqu'à la fin du contrat.
• Consentements à l'enregistrement d'un entretien avec les parents : ceux qui n'ont pas été utilisés sont supprimés au bout de 30 jours, avec l'image de la signature ; ceux qui ont été utilisés restent attachés à l'entretien jusqu'à ce que l'établissement supprime celui-ci.
• Candidatures sur le portail d'inscription : les candidatures non confirmées au bout de sept jours ; les candidatures refusées ou retirées douze mois après la clôture.
• Tentatives de mot de passe échouées : valeurs de contrôle conservées environ une heure.
• Mouvements bancaires (en cas de connexion bancaire) : motif, montant et date d'opération des mouvements enregistrés (voir 5.), tant que le Träger les conserve ou que la relation contractuelle existe ; jamais le nom ni l'IBAN. Les entrées écartées par l'établissement ne conservent que l'identifiant du mouvement et le montant, afin qu'elles ne soient pas de nouveau importées.
• Journal d'envoi aux représentants légaux : justificatif indiquant quel document ou quel justificatif de décompte de repas a été envoyé, quand et à quelle adresse ; tant que le Träger le conserve ou que la relation contractuelle existe.
• Votes aux sondages : avec identifiant d'appareil (une voix par appareil) ; tant que le sondage ou la relation contractuelle existe.
• Journaux d'erreurs propres à l'application (error_logs) : y compris l'identifiant de personne dans le contexte de l'erreur ; sur des serveurs allemands, tant que cela est nécessaire à la correction des erreurs ou que la relation contractuelle existe.
• Fonctions d'IA : historique de l'Autopilot et de l'IA du plan de service pendant la durée de 1 à 7 jours choisie par l'établissement (par défaut jusqu'à la fin du jour civil), puis suppression automatique ; traductions pendant 30 jours au maximum (uniquement la traduction, pas l'original) ; chat d'aide, chat AVV, Autopilot Träger et assistant IA de l'application Personnel sans enregistrement. Actions Autopilot confirmées, modifications de l'IA du plan de service, analyses journalières et rapports mensuels, tant que le Träger les conserve ou que la relation contractuelle existe. Brouillons d'e-mails, rapports d'entretiens avec les parents et consentements à l'enregistrement, jusqu'à leur suppression par l'établissement, au plus tard jusqu'à la fin du contrat. Enregistrements d'utilisation sans contenu pour le crédit IA jusqu'à la fin du contrat. Enregistrements vocaux jamais conservés durablement. Chez Google, uniquement en cas de soupçon d'abus, pendant 90 jours au maximum (voir 2.7).
• Audio de la dictée : saisie vocale exclusivement pour la transcription ; le fichier audio n'est jamais enregistré. Seul le texte transcrit figure dans le rapport journalier sur des serveurs allemands, tant que le Träger le conserve.
• Rapports d'erreurs (Sentry) : événements techniques sans charges utiles de chat, de requêtes, d'audio, ainsi que le Session Replay de l'application web (textes et saisies masqués, voir 2.8), limité à la durée de conservation configurée chez Sentry dans la région UE de Francfort.

Après la fin de la relation contractuelle, les données sont supprimées ou restituées dans un délai de 30 jours, au choix du responsable du traitement (voir AVV §8). Il incombe au Träger de la KiTa, avant la suppression, de veiller au respect de ses obligations légales de conservation.

9. Distinction entre données obligatoires et données facultatives

Données obligatoires (heures d'arrivée et de départ)

L'enregistrement des heures d'arrivée et de départ s'effectue au terminal d'enregistrement d'arrivée et de départ de la KiTa. Cette documentation est prescrite par la loi (selon le droit national de l'État membre du responsable du traitement) et fait partie du contrat de prise en charge. Une exclusion (opt-out) n'est pas possible.

Données facultatives (via l'application Eltern)

L'application Eltern fonctionne sans compte utilisateur ; l'utilisation se fait au moyen d'un code enfant pseudonyme provenant du système de la KiTa. Les parents ne saisissent des noms ou des coordonnées que si l'établissement active les fonctions correspondantes (par ex. signaler une nouvelle personne venant chercher l'enfant ou demander un entretien ; les deux sont désactivées par défaut). Les données pseudonymisées restent des données à caractère personnel au sens du RGPD. Toutes les informations transmises via l'application, par ex. désinscriptions de repas, notifications de récupération ou autres messages, sont facultatives. Il n'existe aucune obligation d'utiliser l'application. Détails : déclaration de protection des données de l'application Eltern.

Application Personnel

L'application Personnel est une application de magasin distincte destinée aux collaborateurs (identifiant/pseudonyme, déclarations de temps, chat). Détails : déclaration de protection des données de l'application Personnel.

10. Droits des personnes concernées

En tant que personne concernée - et en tant que représentant légal au nom de votre enfant -, vous disposez des droits suivants en vertu du RGPD :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : vous pouvez demander des informations sur les données enregistrées.
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) : vous pouvez faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : sous réserve des obligations légales de conservation du Träger (art. 17 al. 3 lit. b RGPD, par ex. selon le droit national de l'État membre du responsable du traitement).
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : vous pouvez demander la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD) : vous pouvez obtenir vos données dans un format lisible par machine.
• Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : possible à tout moment pour les données transmises volontairement. Pour les données obligatoires, il n'existe pas de droit d'opposition (art. 6 al. 1 lit. c RGPD).
• Retrait du consentement (art. 7 al. 3 RGPD) : les consentements accordés peuvent être retirés à tout moment, avec effet pour l'avenir.

Responsabilité : Le responsable du traitement est le Träger de la KiTa concerné. La 997 Ventures UG traite les données en tant que sous-traitant, exclusivement pour le compte et sur instruction de la KiTa. Adressez vos demandes relatives à vos droits à votre KiTa.

Droit d'introduire une réclamation (art. 77 RGPD) : Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l'État membre de votre lieu de résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée. Pour la 997 Ventures UG en tant que sous-traitant, l'autorité compétente est le Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP) [verify]. Pour le traitement effectué par votre KiTa, l'autorité de contrôle du Träger est compétente ; en France, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) [verifiziert], aux Pays-Bas l'Autoriteit Persoonsgegevens (AP) [verifiziert].

11. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles étendues conformément à l'art. 32 RGPD :

• Chiffrement : TLS 1.2/1.3 pour la transmission (HTTPS uniquement, aucune interface non chiffrée), AES-256 pour le stockage
• Contrôles d'accès : restriction d'accès fondée sur les rôles, authentification ; séparation des mandants au niveau de la base de données au moyen de la Row-Level Security (contrôle de kita_id) sur chaque table. Les comptes Träger (y compris les utilisateurs invités) voient et modifient les données des KiTas rattachées au Träger, et non celles d'autres Träger
• Disponibilité : sauvegardes régulières, infrastructure redondante, protection contre les attaques DDoS
• Pseudonymisation : codes enfants au lieu de noms réels dans l'application Eltern ; fonctionnement pseudonymisé de l'application web possible en option
• Contrôle : audits de sécurité réguliers, évaluation des mesures

Notification des violations de données à caractère personnel : En cas de violation de la protection des données à caractère personnel, nous informons le responsable du traitement sans délai indu et au plus tard dans les 24 heures après en avoir pris connaissance, afin qu'il puisse respecter son obligation de notification à l'autorité de contrôle dans un délai de 72 heures prévu à l'art. 33 RGPD.

Les données principales sont exclusivement stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Concernant l'exception de la génération optionnelle d'images par IA (point de terminaison mondial), voir 2.7. Les TOM détaillées sont mises à disposition sur demande.

12. Protection des mineurs

Notre application web s'adresse principalement aux représentants légaux et aux collaborateurs de la KiTa. Le traitement des données personnelles des enfants n'a lieu que dans le cadre de la relation de prise en charge et sur la base du contrat de prise en charge entre la KiTa et les représentants légaux.

13. Pseudonymisation

Le logiciel permet de travailler avec des données pseudonymisées des enfants ainsi que du personnel. Dans l'application Eltern, des codes enfants sont utilisés par défaut à la place des noms réels. Pour d'autres options de pseudonymisation dans l'application web, adressez-vous à info@bienenstock-kita.de.

14. Informations de transparence conformément aux art. 13 et 14 RGPD

La KiTa ou le Träger est, au sens de l'art. 4 n° 7 RGPD, le responsable du traitement des données et est donc tenu d'informer les personnes concernées (parents, collaborateurs) du traitement.

Nous mettons à disposition sur notre plateforme un formulaire type d'informations de transparence. Le sous-traitant n'assume aucune responsabilité quant à l'exhaustivité et à la licéité lors de l'utilisation de ce formulaire.

15. Données sociales et notification au titre du § 80 SGB X

Non applicable en dehors de l'Allemagne.

16. Documents liés

Les documents suivants font partie du concept de protection des données et complètent la présente politique :

• Contrat de sous-traitance (AVV) - y compris l'annexe 1 (sous-traitants ultérieurs) et l'annexe C (fonctions d'IA)
• Déclaration de protection des données de l'application Eltern
• Déclaration de protection des données de l'application Personnel
• Conditions d'utilisation

17. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d'adapter la présente politique de confidentialité si nécessaire. La version actuelle est à tout moment consultable sous beenest.co/fr/privacy.

Pour toute question relative à la protection des données, veuillez vous adresser à : info@bienenstock-kita.de